STRATEGI PEMENUHAN KESENJANGAN KEBUTUHAN DAN REALISASI FORMASI PADA REKRUTMEN 

PEGAWAI NEGERI SIPIL DI KANTOR KECAMATAN NGORO KABUPATEN JOMBANG TAHUN 2024

STRATEGIES FOR ADDRESSING THE GAP BETWEEN REQUIREMENTS AND ACTUAL POSITIONS IN THE 

RECRUITMENT OF CIVIL SERVANTS AT THE NGORO SUBDISTRICT OFFICE, JOMBANG REGENCY IN 2024

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh adanya ketidaksesuaian antara jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan formasi pegawai yang terealisasi di Kantor Kecamatan Ngoro. Kondisi tersebut mengakibatkan kekurangan pegawai di instansi Kecamatan Ngoro Kabupaten Jombang sehingga menyebabkan adanya kekosongan di beberapa jabatan yang terlihat di struktur organisasi, serta beban kerja meningkat karena kurangnya pegawai akibat keterbatasan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS). terlebih Kecamatan Ngoro merupakan wilayah dengan jumlah penduduk terbesar di Kabupaten Jombang. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan strategi pemenuhan kesenjangan antara kebutuhan dan realisasi formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan melalui tahapan pengumpulan data, reduksi data, dan penarikan simpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Di Kantor Kecamatan Ngoro Kabupaten Jombang, secara umum strategi dalam mengatasi kekurangan pegawai telah diterapkan dengan cukup baik, ditandai dengan adanya pembagian peran, kerja sama antar pegawai, serta upaya menjaga kualitas pelayanan meskipun dalam kondisi keterbatasan sumber daya manusia. Namun demikian, masih terdapat kesenjangan antara kebutuhan dan realisasi formasi yang berdampak pada meningkatnya beban kerja, rangkap tugas, serta potensi penurunan kecepatan pelayanan. Kesenjangan tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan anggaran daerah yang harus menyesuaikan ketentuan yang berlaku, sehingga jumlah pegawai tidak dapat sepenuhnya memenuhi kebutuhan riil. Untuk mengatasi kondisi tersebut, instansi melakukan berbagai strategi seperti optimalisasi pegawai yang ada melalui pembagian tugas, coaching, dan koordinasi internal guna menjaga kinerja tetap berjalan secara optimal.

Kata Kunci: Formasi, Pegawai Negeri Sipil, Kesenjangan, Kebutuhan Pegawai.

This study was motivated by the discrepancy between the number of employees needed and the actual number of employees at the Ngoro Subdistrict Office. This situation has resulted in a shortage of employees at the Ngoro Subdistrict Office in Jombang Regency, causing vacancies in several positions within the organizational structure and an increased workload due to the lack of employees resulting from the limited formation of Civil Servants (PNS). Furthermore, Ngoro Subdistrict is the most populous area in Jombang Regency. This study aims to describe strategies for bridging the gap between the needs and actual staffing levels of civil servants (PNS). This study uses a qualitative approach with a descriptive method. Data collection techniques were obtained through observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques were carried out through the stages of data collection, data reduction, and conclusion drawing. The research findings indicate that at the Ngoro Subdistrict Office in Jombang Regency, staff management has generally been implemented quite effectively, as evidenced by the division of roles, cooperation among staff, and efforts to maintain service quality despite limited human resources. However, there remains a gap between staffing needs and actual staffing levels, which results in increased workloads, overlapping duties, and the potential for slower service delivery. This gap is influenced by regional budget constraints that must comply with applicable regulations, resulting in the number of staff being insufficient to fully meet actual needs. To address this situation, the agency has implemented various strategies, such as optimizing existing staff through task allocation, coaching, and internal coordination to ensure performance remains optimal.

Keywords: Staffing, Civil Servants, Gap, Staffing Needs, Formation, Civil Servants.