ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF PADA UNIT
PENGOLAH BIDANG PERIZINAN KANTOR DINAS PENANAMAN
MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU KABUPATEN
SIDOARJO
ANALYSIS OF THE ACTIVE ARCHIVE STORAGE SYSTEM IN THE
LICENSING FIELD PROCESSING UNIT OF THE CAPITAL
INVESTMENT OFFICE AND ONE-STOP INTEGRATED SERVICE IN
SIDOARJO DISTRICT
Penyimpanan arsip menjadi bagian penting dari proses pengelolaan arsip,
terutama arsip dinamis aktif yang memiliki nulai guna tinggi. Sudah menjadi bagian
dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP)
untuk melaksanakan kegiatan pengarsipan karena aktivitas sehari-harinya terkait
pengelolaan surat yang akan diarsip nantinya. Penelitian ini bertujuan untuk
menganalisis prosedur penyimpanan arsip aktif dan kendala yang dialami pada unit
pengolah bidang perizinan DPMPTSP Kabupaten Sidoarjo.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Fokus
pada penelitian ini mengacu pada analisis terkait prosedur penyimpanan arsip aktif
serta kendala yang dialami oleh petugas arsip bidang perizinan. Lokasi penelitian
ini di Kantor Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu
Kabupaten Sidoarjo. Teknik pengambilan data dengan teknik purposive sampling
yang diperoleh melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknis Analisis
Data penelitian ini yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) prosedur penyimpanan arsip
aktif berpedoman pada Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tetapi sedikit berbeda
pada beberapa langkahnya yakni memodifikasi langkah indeks sesuai jenis masalah
arsip tanpa membuat daftar indeks, kode klasifikasi sesuai nomor urut atau tanggal
masuk berkas, dan menambahkan langkah pengelompokan sebelum dibuatkan
daftar arsip, sistem penataan arsip aktif menggunakan subjek/masalah dengan asas
pengorganisasian sentralisasi, maka disimpulkan belum maksimal dalam
melaksanakan sistem dan prosedur penyimpanannya karena tidak memiliki daftar
indeks dan belum dilaksanakan secara lengkap sesuai pedoman, (2) kendala
penyimpanan arsip aktif ditemui pada masih kurangnya jumlah SDM yang
menangani kearsipan, sarana prasarana yang digunakan sudah cukup layak tetapi
kurang memadai karena ruangan yang lembab, lemari arsip yang tidak terkunci, dan
tidak ada SOP maka disimpulkan adanya kendala tersebut menyebabkan proses
penyimpanan dan pengarsipan menjadi tidak optimal. Saran yang dapat peneliti
berikan ialah (1) membuat daftar indeks pada prosedur dan sistem penyimpanan
yang digunakan. (2) menambahkan pegawai arsip dan pelatihan bagi petugas yang
membantu, melakukan perbaruan terkait sarana prasarana yang sesuai standar
kearsipan, dan membuat SOP Penyimpanan Arsip Aktif yang baru sesuai dengan
yang dilakukan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip aktif bidang perizinan.
Archive storage is an important part of the archive management process, especially
active dynamic archives that have a high use value. It is part of the One-Stop
Integrated Investment and Service Office (DPMPTSP) to carry out archiving
activities because its daily activities are related to managing letters that will be
archived later. This study aims to analyze the procedures for storing active archives
and the obstacles experienced in the licensing field processing unit of the Sidoarjo
Regency DPMPTSP.
This type of research is descriptive with a qualitative approach. The focus of this
research refers to the analysis of active archive storage procedures and the
obstacles experienced by licensing field archive officers. The location of this
research is at the Sidoarjo Regency One-Stop Investment and Integrated Services
Office. Data collection techniques using purposive sampling techniques obtained
through observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques of
this research are data collection, data reduction, data presentation, and conclusion
drawing.
The results of this study show that: (1) the procedure for storing active archives is
guided by ANRI Regulation Number 9 of 2018 but is slightly different in several
steps, namely modifying the index step according to the type of archive problem
without making an index list, classification code according to serial number or file
entry date, and adding a grouping step before making an archive list, active archive
structuring system using subject / problem with the principle of centralization
organization, It is concluded that it has not been maximized in implementing the
storage system and procedures because it does not have an index list and has not
been carried out completely according to the guidelines, (2) obstacles to active
archive storage are found in the lack of human resources handling archives, the
infrastructure used is quite feasible but inadequate due to damp rooms, unlocked
file cabinets, and no SOP, it is concluded that these obstacles cause the storage and
archiving process to be not optimal. Suggestions that researchers can give are (1)
make an index list on the procedures and storage systems used. (2) adding archive
employees and training for officers who help, updating infrastructure in
accordance with archival standards, and making a new Active Archive Storage
SOP in accordance with what is done in the implementation of active archive
storage in the licensing field.