SAAccess (Simpan Arsip dengan Access) Application Development at 11th State Senior High School Surabaya

SAAccess (Simpan Arsip dengan Access) Application Development at 11th State Senior High School Surabaya

Kearsipan merupakan pusat ingatan dalam setiap kegiatan di kantor. Kearsipan berfungsi sebagai pusat ingatan, bukti eksistensi lembaga, dan untuk kepentingan lembaga lainnya. Maka dari itu, harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Kendala utamanya adalah semakin berkurangnya ruang penyimpanan surat fisik tetapi tidak memungkinkan untuk membangun bangunan khusus untuk ruang penyimpanan surat fisik. Menggunakan jenis penelitian dengan R&D (Research and Development) dan metode penelitian pengembangan prototype. Pengembangan aplikasi kearsipan ini menggunakan aplikasi berbasis Microsoft Access. Penelitian ini melewati prosedur penelitian diawali dengan pengumpulan informasi, mendesain produk secara cepat, membangun prototype, dan langkah terakhirnya adalah aplikasi siap digunakan dengan evaluasi yang sudah dilakukan oleh ahli. Subjeknya adalah 2 orang staf TU. Dilakukan uji coba pada Desember 2023 dan Januari 2024. Hasil kelayakan aplikasi berdasarkan validator ahli materi dan validator ahli media mendapatkan nilai 96%. Hasil kelayakan aplikasi berdasarkan staf tata usaha mendapatkan nilai 88.8%, yang menunjukkan interpretasi "Sangat Layak". Pengembangan aplikasi pengarsipan digital berbasis Microsoft Access menggunakan model pengembangan prototype. Aplikasi SAAccess mendapatkan nilai kelayakan 96 % baik dari validator ahli materi maupun validator ahli media. SAAccess juga mendapatkan nilai 88.8% dari staf tata usaha SMA Negeri 11 Surabaya. Dapat disimpulkan SAAccess efektif digunakan untuk mengelola surat-surat yang ada di SMA Negeri 11 Surabaya secara digital.

Archives are the center of memory in every activity in the office. Archives function as a memory center, proof of the existence of the institution, and for the benefit of other institutions. Therefore, there must be good management or management of archives from creation to shrinkage. The main obstacle is the decreasing physical letter storage space, but it’s not possible to build a special building for physical letter storage space. Using the type of research with R&D (Research and Development) and prototype development research methods. Development of this archival application uses a Microsoft Access-based application. This research goes through a research procedure starting with information gathering, designing the product quickly, building a prototype, and the final step is that the application is ready to use with an evaluation that has been carried out by experts. The subject is 2 peoples from 11^th Senior High School Surabaya administration staff. The trial was conducted in December 2023 and January 2024. The application feasibility results based on material expert validators and media expert validators get a score of 96%. While the results of application feasibility based on administrative staff get a score of 88.8%, which shows the interpretation of "Very Feasible". The development of Microsoft Access-based digital archiving applications uses a prototype development model. The SAAccess application received a feasibility score of 96% from both the material expert validator and the software developer. SAAccess also received a score of 88.8% from the administrative staff of 11^th Senior High School Surabaya. It can be concluded that SAAccess is effectively used to manage letters in 11^th Senior High School Surabaya digitally.