Pengelolaan Arsip Surat Masuk di Dinas Sosial Kota Surabaya (Studi Komparasi Pengelolaan Arsip Manual dan Arsip Virtual)

Penelitian ini membahas mengenai proses pengelolaan arsip surat masuk secara manual dan virtual serta membandingkan keduanya. Pada saat melakukan penelitian di Dinas Sosial Kota Surabaya dengan membantu langsung proses pengelolaan arsip surat masuk dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip surat masuk dilakukan secara manual dan virtual. Pengelolaan arsip surat masuk virtual di Dinas Sosial Kota Surabaya dilakukan dengan mengirim surat digital atau melalui aplikasi website E-Surat dan pengelolaan arsip surat masuk manual dilakukan dengan mengirim berkas langsung ke kantor depan bagian pelayanan masyarakat. Sebab adanya dua sistem pengelolaan surat masuk di Dinas Sosial Kota Surabaya penulis tertarik untuk meneliti mengenai pengelolaan arsip surat masuk manual dan surat masuk virtual. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip surat masuk manual dan virtual di Dinas Sosial Kota Surabaya. Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif dengan melakukan wawancara, observasi dan dokumentasi serta menggunakan metode komparatif untuk membandingkan proses pengelolaan arsip surat masuk manual dan virtual. Fokus pada penelitian ini yaitu perbandingan dari pengelolaan arsip surat masuk manual dan virtual dengan menggunakan studi komparatif. Hasil dari pembahasan ini dapat diketahui bahwa memerlukan lebih banyak waktu untuk mengelola setiap tahapannya dan pada surat masuk virtual tahapan yang dilakukan sama saja namun dalam tahapannya tidak terlalu memakan banyak waktu sebab pada prosesnya semua langsung dilakukan dari komputer. surat masuk manual Saran dari penulis yaitu surat masuk manual akan lebih baik jika dibuat inovasi dengan menggunakan teknologi seperti hal nya aplikasi web E-Surat dan saran untuk surat masuk virtual yaitu berupa pengembangan tentang aplikasi tersebut untuk masyarakat agar dapat tercipta pelayanan publik yang baik dengan pemanfaatan teknologi.

Kata Kunci: arsip, manual arsip, virtual arsip, studi komparatif. 

This study discusses the process of managing incoming mail archives manually ang virtual and comparing the two. When conducting research at the Surabaya City Social Service by directly assisting the process of managing incoming mail archives, it can be seen that the management of incoming mail archives is done manually and virtually. The management of virtual incoming mail archives at the Surabaya City Social Service is carried out by sending digital letters or through the E-Surat website application and manual incoming mail archive management is done by sending files directly to the front office of the community service. Because there are two incoming mail management systems at the Surabaya City Social Service, the author is interested in researching the management of manual incoming mail archives and virtual incoming mail. The purpose of this study is to find out the manual and virtual incoming mail archive management system at the Surabaya City Social Service. Researchers used qualitative research methods by conducting interviews, observations and documentation and using comparative methods to compare the manual and virtual incoming mail archive management processes. The focus of this research is the comparison of manual and virtual incoming mail archive management using a comparative study. The results of this discussion can be seen that it makes more time to manage each stage and virtual incoming mail the steps are the same but in stages it does not take too much time because in the process everything is directly done from the computer. Suggestions from the author are manual incoming mail would be better if innovations were made using technology such as the E-Surat web application and suggestions for virtual incoming mail, namely in the form of developing the application for the community so that good public services can be created by using technology.

Keywords : archive, manual archive, virtual archive, comparative study.