Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk
Dynamic Archive Management at the Tanjunganom District Office Nganjuk Regency
ABSTRAK
Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk
Nama : Siti Nur Azizah
NIM : 17080314067
Program Studi : S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas : Ekonomika dan Bisnis
Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya
Pembimbing : Jaka Nugraha, S.A.B., M.A.B.
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan oleh setiap organisasi untuk melindungi arsip dari berbagai ancaman, pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kelancaran dalam melakukan pekerjaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip, serta mengetahui hambatan yang terjadi dan bagaimana solusi yang dilakukan agar tetap berjalannya proses pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk. Metode penelitian ini dilakukan menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang dipilih terdiri dari satu informan kunci dan tiga informan pendukung. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) penciptaan surat masuk dan surat keluar ada tahapan yang harus dilakukan; 2) penggunaan arsip dalam proses peminjaman arsip terdapat prosedur yang harus dilalui oleh peminjam; 3) pemeliharaan arsip dalam proses penyimpanan arsip sudah dilakukan dengan yaitu ditempatkan dalam ordner yang telah dikategorikan menurut kategorinya masing-masing dan kemudian disimpan di lemari; 4) penyusutan arsip belum berjalan dengan baik karena sejak berdirinya Kantor Kecamatan Tanjunganom hingga saat ini baru dilakukan satu kali. Hambatan dan solusi yang terjadi selama proses pengelolaan arsip yaitu: 1) tidak adanya tenaga arsiparis sehingga tanggungjawab terhadap pengelolaan arsip diserahkan kepada masing-masing petugas pada setiap bidangnya; 2) tidak adanya ruang penyimpanan khusus yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip; 3) ketika ada surat permintaan yang isinya mengharuskan mencari data ke desa maka surat tidak bisa langsung dibalas; 4) petugas bagian mengetik sering tidak ada ditempat.
Keywords: Arsip Dinamis, Pengelolaan, Hambatan
ABSTRACK
Dynamic Archives Management at the Tanjunganom District Office, Nganjuk Regency
Records management is an important activity that needs to be carried out by every organization to protect records from various threats. Good records management can support the smooth running of work. This research aims to determine the dynamic archive management process which includes the creation, use, maintenance, depreciation of archives, as well as finding out the obstacles that occur and what solutions are implemented to ensure that the archive management process continues at the Tanjunganom District Office, Nganjuk Regency. This research method was carried out using descriptive research with a qualitative approach. The selected informants consisted of one key informant and three supporting informants. Data collection techniques are carried out through observation, interviews and documentation. Data analysis techniques are carried out through data reduction, data presentation and drawing conclusions. The research results show that: 1) there are stages in creating incoming and outgoing letters that must be carried out; 2) the use of archives in the process of borrowing archives has procedures that must be followed by the borrower; 3) archive maintenance in the archive storage process has been carried out by placing them in organizers that have been categorized according to their respective categories and then stored in a cupboard; 4) archive depreciation has not gone well because since the founding of the Tanjunganom District Office until now it has only been done once. Obstacles and solutions that occur during the records management process are: 1) the absence of archivists so that responsibility for records management is handed over to each officer in each field; 2) there is no special storage space used for archival storage; 3) when there is a request letter which requires seeking data from the village, the letter cannot be answered immediately; 4) the typing officer is often not there.
Keywords: Dynamic Archives, Management, Constraint