PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP DINAMIS SUB BAGIAN TATA USAHA BIRO ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Abstrak

Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah kegiatan yang dilakukan sebagai tindakan preventif (pencegahan), penyimpanan serta pengelolaan pada arsip agar tidak ada kerusakan dan kehilangan pada arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengamanan dan pemeliharaan arsip di Biro Administrasi Kesejahteraan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Timur berupa Arsip Dinamis. Dalam Penelitian ini menggunakkan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, teknik pengumpulan data dilakukan dengan Observasi, Wawancara dan Dokumentasi. Hasil pengumpulan data diolah dengan Teknik Analisa Data secara Kualitatif dengan tahapan berupa Reduksi data, Penyajian Data dan Kesimpulan. Subjek penelitian ini adalah Sub Bagian Tata Usaha Biro Administrasi Kesejahteraan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa proses pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis belum dilakukan secara maksimal, hal tersebut dapat dilihat dari kurangnya fasilitas (sarana dan prasarana) yang memadai, serta kurangnya pengetahuan terhadap proses pemeliharaan dan pengamanan kearsipan. Kesimpulan pada penelitian ini adalah belum memiliki gedung / ruangan central yang termasuk dalam fasilitas (sarana dan prasarana) untuk melakukan pengamanan arsip, pegawai yang menangani pada bidang kearsipan ini kurang kompeten dan jumlah pegawai yang terbatas membuat pemeliharaan dan pengamanan arsip sulit dilakukan. Saran yang dapat diberikan agar upaya pemeliharaan dan pengamanan dapat berjalan maksimal ialah dengan menyediakan fasilitas (sarana dan prasarana), memberikan pelatihan pada pegawai kerasipan dan menambahkan jumlah pegawai pengampu kearsipan.

Kata Kunci : Pemeliharaan dan Pengamanan, Arsip, Arsip Dinamis

Abstract

Maintenance and security of archive is an activity carried out as a preventive measure (prevention), storage and management of the archive so that there is no damage and loss to the archive. This research aims to describe the security and maintenance of records in the East Java Provincial Government Social Welfare Administration Bureau in the form of Dynamic Archives. In this research using descriptive research with a qualitative approach, data collection techniques carried out by Observation, Interview and Documentation. The results of data collection are processed by Qualitative Data Analysis Techniques with stages in the form of data reduction, data presentation and conclusion. The subject of this research is the Sub Division of Administration of the Social Welfare Administration Bureau of the Government of East Java Province. The results of the study can be concluded that the process of maintaining and safeguarding dynamic archives has not been carried out to the maximum, it can be seen from the lack of adequate facilities (infrastructure and facilities), as well as the lack of knowledge of the process of maintaining and securing archives. The conclusion of this research is not to have a central building / room included in the facilities (facilities and infrastructure) to safeguard archives, employees who handle this filing field are less competent and the limited number of staff makes maintenance and security of archives difficult. Suggestions that can be given so that maintenance and security efforts can run optimally is to provide facilities (facilities and infrastructure), provide training to employees and increase the number of archiving staff.

Keyword: Maintenance and Safety, Archive, Dynamic Archive