PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIREGINA (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERENCANAAN KEGIATAN, ANGGARAN, MONITORING DAN EVALUASI) BERDASARKAN ISO 9001 DI UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

APPLICATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEMS IN SIREGINA (INFORMATION SYSTEM MANAGEMENT PLANNING, BUDGET, MONITORING AND EVALUATION) BASED ON ISO 9001 IN THE UNIVERSITY OF SURABAYA

Proses audit data program perencanaan anggaran meliputi evaluasi tentang apa, dimana, mengapa, kapan, cara, siapa yang melakukan penyerapan dana masih dilakukan secara manual dan tidak terkontrol oleh pusat, dari permasalahan tersebut maka peneliti menawarkan solusi dengan sebuah sistem informasi yang memfasilitasi rekapan data tersebut secara otomatis yang disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perencanaan Kegiatan, Anggaran, Monitoring Dan Evaluasi (SIREGINA).

Sistem Informasi Manajemen Perencanaan Kegiatan, Anggaran, Monitoring Dan Evaluasi (SIREGINA) merupakan sebuah sistem informasi manajemen yang bertujuan untuk mempermudah seluruh unit kerja selingkung Universitas Negeri Surabaya (UNESA) dalam menyusun dan mengukur capaian kinerja program/kegiatan dan anggaran. Dalam sistem informasi ini diharapkan mampu mengakomodir semua tahapan perencanaan program/ kegiatan dan anggaran mulai dari penyusunan prediksi penerimaan, pembuatan anggaran, penyerapan, monitoring sampai dengan pelaporan. SIREGINA dapat mengontrol progres anggaran program/ kegiatan dan penyerapan secara real time, dengan begitu diharapkan penyerapan anggaran dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendukung isi perjanjian kinerja rektor.

SIREGINA menggunakan standar mutu yaitu ISO 9001. Standar mutu ISO 9001 merupakan Sistem Manajemen Mutu yaitu: Sistem Manajemen untuk mengontrol dan mengarahkan instansi/ organisasi   berkaitan   dengan   mutu. Penerapan   ISO 9001  akan  meningkatkan  produktivitas,  efisiensi,  efektifitas  operasional.  Standar  ini didasarkan  pada  sejumlah  prinsip  manajemen  mutu  termasuk  fokus  yang  kuat, motivasi dan implikasi manajemen puncak, Instansi harus melakukan audit internal untuk memeriksa bagaimana kualitas sistem manajemen bekerja.

Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan pelaksanaan kontrol internal dengan SIREGINA berdasarkan ISO 9001 oleh bagian perencanaan dan Satuan Pengawas Internal (SPI) untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerja setiap unit kerja agar mendukung perjanjian kinerja Rektor dengan Kementerian Pendidikan Tinggi (DIKTI) dan Badan Layanan Umum (BLU). SIREGINA juga dapat memberi laporan output setiap triwulan dan juga setiap semester yang nantinya output tersebut akan dilaporkan kepada Kementerian Pendidikan Tinggi (DIKTI) dan Badan Layanan Umum (BLU). SIREGINA mampu memonitoring penyerapan dana secara real time dengan akurasi 100% dari data real yang telah diserap dalam anggaran.

Kata Kunci : Sistem Informasi Perencanaan Anggaran, Kontrol Internal, Perjanjian Kinerja.

Budget planning program data audit process includes an evaluation of what, where, why, when, how, who does the absorption of funds is still done manually and not controlled by the center, from the problem then the researcher offers a solution with an information system that facilitates the recapitulation of the data automatically called the Management Information System for Activity Planning, Budgeting, Monitoring and Evaluation (SIREGINA).

The Management Information System for Activity Planning, Budgeting, Monitoring and Evaluation (SIREGINA) is a management information system that aims to facilitate all work units within the Surabaya State University (UNESA) in compiling and measuring program / activity and budget performance achievements. In this information system it is expected to be able to accommodate all stages of program / activity and budget planning starting from preparing revenue predictions, budgeting, absorption, monitoring to reporting. SIREGINA can control the progress of the program / activity budget and absorption in real time, so that it is expected that budget absorption can be carried out to the maximum and support the contents of the chancellor's performance agreement.

SIREGINA uses the ISO 9001 quality standard. The ISO 9001 quality standard is a Quality Management System namely: a Management System to control and direct agencies / organizations related to quality. The application of ISO 9001 will increase productivity, efficiency, and operational effectiveness. This standard is based on a number of quality management principles including a strong focus, motivation and top management implications. Agencies must conduct an internal audit to check how the quality of the management system works.

This study aims to explain the implementation of internal control with SIREGINA based on ISO 9001 by the planning department and the Internal Supervisory Unit (SPI) to evaluate and improve the performance of each work unit in order to support the Chancellor's performance agreement with the Ministry of Higher Education (DIKTI) and the Public Service Agency (BLU) . SIREGINA can also report quarterly outputs and also each semester which later the output will be reported to the Ministry of Higher Education (DIKTI) and the Public Service Agency (BLU). SIREGINA is able to monitor the absorption of funds in real time with an accuracy of 100% of real data that has been absorbed in the budget.

Keywords : Budget Planning Information System, Internal Control, Performance Agreement.