PENGELOLAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN DI DINAS PEKERJAAN UMUM SUMBER DAYA AIR PROVINSI JAWA TIMUR

MANAGEMENT ARCHIVES ARRIVES IN THE WATER RESOURCES GENERAL RESOURCES IN EAST JAVA PROVINCE

Abstrak 

Arsip kepegawaian merupakan kumpulan dokumen kepegawaian seperti kumpulan surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dan disimpan secara sistematis. Pada penelitian ini berpedoman pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 18 tahun 2011. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan bagaimana pengelolaan arsip kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air Provinsi Jawa Timur. Penelitian ini dilakukan secara deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dan dokumentasi terhadap para pegawai. Subjek penelitian ini adalah Sub Bagian Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air Provinsi Jawa Timur. Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip kepegawaian terdapat dua macam kegiatan yaitu kegiatan dokumen fisik dan kegiatan dokumen digital. Pada kegiatan dokumen fisik terdiri dari 1. penciptaan arsip yaitu  pembuatan dokumen kepegawaian, 2. pencatatan arsip (verifikasi dan validasi) yaitu memeriksa dan mengelompokkan jenis arsip kemudian dicatat dan dimasukkan ke dalam daftar isi dan kartu induk,  3. penyimpanan arsip yaitu menyimpan dan menata arsip secara sistematis di lemari arsip, 4. pemeliharaan arsip (pemeliharaan nilai guna, memperpanjang  usia dokumen, pengendalian arsip) yaitu kegiatan merawat dan memelihara arsip seperti nilai gunanya, perpanjangan usia arsip, dan mengendalikan jumlah arsip secara berkala, 5. pelayanan informasi (peminjaman dan pengembalian) yaitu kegiatan yang menyajikan peminjaman dokumen arsip dan pengembalian dokumen arsip, 6. sarana dan prsana penyimpanan arsip yaitu fasilitas yang disediakan untuk pengelolaan arsip. Sedangkan pada kegiatan dokumen digital terdiri dari 1. penciptaan arsip yaitu pembuatan dokumen kepegawaian, 2. pemindahan arsip (pra scanning, scanning, pasca scanning) yaitu kegiatan mengeluarkan dan mengelompokkan dokumen arsip dari lemari arsip agar dapat discan dan diberikan label untuk arsip yang telah discan kemudian arsip dikembalikan lagi, 3. penyimpanan arsip yaitu kegiatan untuk menyimpan arsip yang telah discan dan dikelompokkan jenis arsip secara elektronik, 4. pemeliharaan arsip yaitu mengatur penggunaan database image dengan sistem manajemen dokumen, 5. pelayanan informasi arsip yaitu kegiatan yang menyajikan informasi arsip kepegawaian dengan menggunakan aplikasi, 6. sarana dan prasarana penyimpanan arsip yaitu fasilitas yang disediakan untuk pengelolaan arsip. Kondisi yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air Provinsi Jawa Timur pengelolaan arsip kepegawaian masih belum dilaksanakan dengan maksimal, hal tersebut dapat dilihat dari pengelolaannya yang masih dominan pada kegiatan dokumen fisik saja karna untuk kegiatan dokumen digitalnya hanya sampai pada tahap scanning dokumen, serta kurangnya pegawai yang berkompeten dalam pengelolaan arsip, unit kerja penuh dengan arsip yang belum tertata di lemari dan kurangnya sarana dan prasarana yang memadai seperti suhu ruangan yang panas serta banyak debu karna lemari arsip berada satu ruang dengan pegawai di sub bagian tata usaha yang bisa dibilang kurang layak untuk penyimpanan arsip sehingga banyak arsip yang rusak dan tidak terawat mengakibatkan proses menemukan kembali arsip akan sulit terlaksana. Saran yang dapat diberikan penulis yaitu memberikan pelatihan arsip kepada pegawai, serta menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti diberikannya ruangan khusus arsip kepegawaian yang menyediakan fasilitas lengkap sehingga unit kerja pegawai tidak penuh tumpukan dokumen arsip yang belum tertata serta kondisi ruangan yang bersih dan terawat agar seluruh kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan secara maksimal.

Kata kunci : Pengeloaan, Arsip, Kepegawaian

Abstract

The staffing file is a collection of employment documents such as a collection of decree in the field of employment issued by authorized officials and stored systematically. In this study guided by the Regulation of the Head of the State Personnel Agency number 18 in 2011. This study aims to describe how the management of staffing archives in the Office of Public Works Water Resources of East Java Province. This research was conducted descriptively with a qualitative approach with data collection techniques in the form of interviews, observations, and documentation of the employees. The subject of this research is the Sub-Division of Administration of the Public Works Department of Water Resources of East Java Province. The results of this study can be concluded that in the management of staffing archives there are two kinds of activities namely physical document activities and digital document activities. Physical activity consists of: 1. creation of records, namely the creation of personnel documents, 2. recording of records (verification and validation), namely checking and grouping the types of records, then recording and entering into a table of contents and a master card, 3. storing archives, namely storing and organizing archive systematically in a file cabinet, 4. maintenance of records (maintenance of use values, extending the life of documents, control of records), namely the activity of caring for and maintaining records such as their use, extending the age of records, and controlling the number of records periodically, 5. information services (borrowing and repayment), namely activities that present borrowing archival documents and returning archival documents, 6. facilities and prsana archive storage, namely facilities provided for records management. Whereas digital document activities consist of: 1. creation of archives, namely the creation of personnel documents, 2. removal of archives (pre-scanning, scanning, post-scanning), namely the activity of issuing and grouping archive documents from a filing cabinet so that they can be scanned and labeled for scanned archives. then the archive is restored again, 3. archival storage is an activity to store the scanned archives and the types of records are grouped electronically, 4. maintenance of the archive is to regulate the use of image databases with a document management system, 5. archival information services namely activities that present information on staffing records by using an application, 6. facilities and infrastructure for archival storage, namely facilities provided for archival management. Existing conditions in the Department of Public Works Water Resources of East Java Province management of staffing records is still not implemented to the maximum, it can be seen from the management that is still dominant in the physical document activities only because for digital document activities only up to the document scanning stage, and the lack of employees who are competent in managing archives, work units are full of records that have not been arranged in the cupboard and lack of adequate facilities and infrastructure such as hot room temperatures and a lot of dust because the filing cabinets are in the same room with employees in the administrative sub-division which is arguably less feasible for archival storage so that many archives are damaged and not maintained resulting in the process of finding the archive again will be difficult to do. Advice that can be given by the writer is to provide archive training to employees, as well as to provide adequate facilities and infrastructure such as the provision of a special staffing archive room that provides complete facilities so that the work unit of employees is not full of piles of unordained archive documents and the condition of the room is clean and maintained so that all archive management activities can be carried out to the maximum.

Keywords: Management of Personnel Archives