Tata Ruang Kantor di Dinas Pendidikan Kota Surabaya (Studi pada Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan)

Office Layout In The Surabaya City Education Department (Study in the Program Development and Reporting Section)

Kantor merupakan sebuah tempat kegiatan penyediaan informasi sebagai upaya untuk menunjang kegiatan organisasi di segala bidang. Pada Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan merupakan salah satu unit kerja di Dinas Pendidikan Kota Surabaya yang memiliki peran sebagai pelayanan administratif baik dalam instansi maupun masyarakat umum. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis tata ruang kantor dan faktor-faktor dalam tata ruang kantor. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif metode kualitatif. Sumber data yang digunakan meliputi data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui dokumentasi, observasi, dan wawancara. Teknik analisis data dalam penelitian ini dengan melakukan pengumpulan data, reduksi data, display data (penyajian data), dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini menggambarkan bahwa: (1) bentuk tata ruang kantor di Dinas Pendidikan Kota Surabaya Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan menggunakan bentuk tata ruang kantor terbuka, tetapi disamping itu bentuk tata ruang belum ideal, terdapat penempatan layout ruang kantor yang membuat ruangan menjadi sempit dan ruangan Kepala Sub Bagian terpisah dengan ruangan pegawai, (2) faktor tata ruang kantor seperti warna dan musik telah diterapkan dengan baik. Namun cahaya, udara, dan suara belum sesuai. Terdapat kekurangan jumlah lampu dan juga Air Conditioner yang masih belum optimal karena kurangnya jumlah Air Conditioner yang membuat ruangan menjadi kurang dingin, serta suara bising yang dikarenakan ruangan dekat dengan parkiran sepeda motor.

Saran yang dapat direkomendasikan untuk Dinas Pendidikan Kota Surabaya, khususnya pada Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan adalah (1) melakukan perubahan layout ruangan agar ruangan menjadi terlihat lebih luas, (2) faktor tata ruang kantor terkait pencahayaan yaitu menambah jumlah lampu untuk memastikan penerangan yang memadai, selain itu menambahkan jumlah Air Conditioner guna mendukung sirkulasi udara yang baik, selanjutnya memberikan peredam suara agar pegawai tidak terganggu dengan suara bising dari parkiran motor.

An office is a place where information activities are carried out to support organizational activities in various fields. The Program and Reporting Section is one of the work units within the Education Office of Surabaya City, serving an administrative function for both the institution and the general public. The purpose of this study is to analyze office layout and the factors influencing office layout. This research employs a descriptive approach using qualitative methods. The data sources include primary and secondary data. Data collection techniques involve documentation, observation, and interviews. Data analysis techniques in this study include data collection, data reduction, data display (data presentation), and drawing conclusions.

The findings of this study indicate that: (1) the office layout in the Program and Reporting Section of the Education Office of Surabaya City utilizes an open office layout; however, the layout is not yet ideal. The arrangement of office spaces creates a cramped atmosphere, and the Head of Subsection's office is separated from the staff's workspace. (2) Factors such as color and music have been applied well in the office layout. However, lighting, air circulation, and sound control are not yet adequate. There is a shortage of lamps and air conditioner is still not optimal due to the insufficient number of units, causing the room to feel less cool, and noise disturbance occurs because the office is near a motorcycle parking area.

The recommendations for the Education Office of Surabaya City, particularly for the Program and Reporting Section, are: (1) to rearrange the office layout to make the space appear more spacious; (2) to address office layout factors, it is recommended to increase the number of lamps to ensure adequate lighting, add more air conditioners to improve air circulation, and install soundproofing to reduce noise from the motorcycle parking area, ensuring employees are not disturbed.