Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik "SIMANSU" Di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Jawa Timur

Sistem kearsipan berbasis elektronik merupakan bentuk dari kemajuan teknologi informasi sehingga kemajuan teknologi inilah yang dapat dimanfatakan dalam bidang kearsipan karena sebagai sarana dalam mengambil keputusan, pertanggungjawaban dan pengambilan tindakan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan pengelolaan sistem kearsipan elektronik SIMANSU Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Jawa Timur. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif dengan fokus penelitian menurut Read & Giin (dalam Winata, 2016). Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi serta analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi.

Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan sistem kerasipan elektronik SIMANSU di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dari 4 fase perjalanan arsip elektronik menurut Read & Giin (dalam Winata,2016) yaitu: (1) Penciptaan dan Penyimpanan melalui sistem SIMANSU sudah cukup baik namun, terkendala dalam proses penyimpanan surat masuk dengan nomor yang terlalu panjang sehingga saat akan dilakukan penyimpanan melalui sistem SIMANSU akan tepotong oleh sistem, lalu proses hasil penciptaan surat perintah tugas (SPT) dalam sistem SIMANSU tidak adanya template tanda-tangan khusus bagi pimpinan bidang masing-masing dan proses penyimpanan surat keluar dalam sistem SIMANSU sudah tidak dipergunakan lagi dikarenakan penyimapannya terinput sesuai urutan sistem atau secara acak. (2) Distribusi dan penggunaan dapat dilihat bahwa distribusi yang dilakukan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Jawa Timur yaitu dilakukan pengiriman secara langsung dan melalui kurir pengiriman namun dalam penggunaan sistem SIMANSU terdapat kendala yaitu memproses penggunaan surat masuk yang dimana, tidak dapat memasukan nomor surat yang terlalu panjang sehingga proses penggunaan dalam melakukan penyimpanan surat akan terpotong oleh sistem dan Tidak tersedianya template tanda-tangan sesuai dengan pimpinan masing-masing bidang  (3) Pemeliharaan, pemeliharaan sistem SIMANSU telah dilakukan secara rutin namun, terkendala dengan tidak adanya anggaran sehingga tidak dilakukan pemeliharaan secara keseluruhan. (4) Disposisi, disposisi melalui sistem SIMANSU telah sesuai dengan intruksi Kepala Pelaksana namun terkendala dengan adanya proses penggunaan dan penyimpanan dalam sistem SIMANSU sehingga penyampaian hasil disposisi tersebut dengan mencantumkan nomor surat yang terlalu panjang tidak dapat terdeteksi.

Kesimpulan penelitian terkait pengelolaan sistem kerasipan elektronik “SIMANSU” di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Jawa Timur dengan adanya 4 fase perjalanan arsip elektronik meliputi: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan dan disposisi masih sama-sama terdapat kendala karena masih ditemukan ketidaksesuaian antara template proses penggunaan atau pengelolaannya cukup terkendala sehingga hal ini juga berdampak pada menu yang lain disistem SIMANSU. Saran yang direkomendasikan yaitu: (1) perlu melakukan pemprograman atau penambahan fitur sorting dalam sistem SIMANSU untuk surat keluar dan menambahkan digit nomot surat untuk menyimpan surat masuk. (2) perlu dilakukan pemprograman fitur untuk memilih template tanda-tangan sesuai dengan pimpinan bidang masing-masing. (3) perlu dilakukannya pengusulan anggaran kearsipan secara elektronik. (4) perlu memperbanyak nomor digit surat untuk melakukan pengelolaan arsip hasil disposisi surat masuk melalui sistem SIMANSU sehingga, hal ini tidak mempengaruhi proses pendisposisian surat masuk yang akan diinformasikan ke bidang-bidang.

Kata kunci: Kearsipan, Sistem Kearsipan Elektronik, SIMANSU

    Electronic-based archiving systems are a form of advances in information technology so that these technological advances can be utilized in the field of archiving as a means of making decisions, accountability and taking action. The purpose of this study was to describe the management of the SIMANSU electronic archive system of the Regional Disaster Management Agency of East Java Province. This research uses a qualitative method with a descriptive approach with a research focus according to Read & Giin (in Winata, 2016). The data collection used in this research is observation, interviews, and documentation and the data analysis used is data reduction, data presentation, and conclusion drawing or verification.

    The results of this study indicate that the management of the SIMANSU electronic archive system at the Regional Disaster Management Agency of East Java Province, can be seen from the 4 phases of the electronic archive journey according to Read & Giin (in Winata, 2016), namely: (1) Creation and Storage through the SIMANSU system is quite good, however, it is constrained in the process of storing incoming letters with numbers that are too long so that when saving through the SIMANSU system will be cut off by the system, then the process of creating task orders (SPT) in the SIMANSU system does not have a special signature template for the head of each field and the process of storing outgoing letters in the SIMANSU system is no longer used because the storage is input according to the system order or randomly. (2) Distribution and use can be seen that the distribution carried out by the Regional Disaster Management Agency of East Java Province is carried out directly and by courier delivery but in the use of the SIMANSU system there are obstacles, namely processing the use of incoming letters which, cannot enter letter numbers that are too long so that the use process in storing letters will be cut off by the system and the unavailability of signature templates according to the leaders of each field. (3) Maintenance, maintenance of the SIMANSU system has been carried out regularly, however, it is constrained by the absence of a budget so that maintenance is not carried out as a whole. (4) Disposition, disposition through the SIMANSU system has been in accordance with the instructions of the Chief Executive but is constrained by the use and storage process in the SIMANSU system so that the delivery of the disposition results by including a letter number that is too long cannot be detected.

    The conclusion of the research related to the management of the electronic archive system "SIMANSU" Regional Disaster Management Agency of East Java Province with the existence of 4 phases of the electronic archive journey including: creation and storage, distribution and use, maintenance and disposition are still both obstacles because there are still discrepancies between the templates of the process of use or management is quite constrained so that this also has an impact on other menus in the SIMANSU system. The recommended suggestions are: (1) It is necessary to program or add sorting features in the SIMANSU system for outgoing letters and add letter number digits to store incoming letters. (2) It is necessary to program a feature to choose a signature template according to the leadership of each field. (3) It is necessary to propose an electronic archiving budget. 4) it is necessary to increase the letter digit number to manage the archive of incoming letter disposition results through the SIMANSU system so that this does not affect the process of disposing incoming letters that will be informed to the fields.
Keywords: Archives, Electronic Archive System, SIMANSU