ANALISIS EFISIENSI APLIKASI ADMINISTRASI “JEMBUL SMART VILLAGE” DALAM MEMPERCEPAT PEMBUATAN SURAT DIGITAL
Analysis of the Efficiency of the 'Jembul Smart Village' Administrative Application in Accelerating Digital Letter Creation
Dalam era globalisasi dan perkembangan teknologi informasi yang pesat, Desa Jembul di Kecamatan Jatirejo, Kabupaten Mojokerto, menghadapi tantangan signifikan dalam proses administrasi yang memerlukan waktu dan tenaga besar. Permasalahan utama adalah warga desa harus datang secara fisik ke kantor desa untuk mengurus berbagai surat administrasi, yang sering memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan manusia. Penelitian ini membahas perancangan dan penerapan aplikasi administrasi berbasis web, "Jembul Smart Village", untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi di Desa Jembul. Perancangan aplikasi menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC), yang meliputi tahap perencanaan, analisis, desain, implementasi, pengujian, hingga pemeliharaan, secara sistematis dan terstruktur. Pengujian Black Box yang dilakukan menunjukkan bahwa seluruh fungsi aplikasi berjalan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan, memungkinkan warga desa untuk mengajukan dokumen secara online dengan lebih mudah. Penerapan aplikasi ini memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi administrasi desa. Berdasarkan data perbandingan, jumlah dokumen yang diproses meningkat dari rata-rata 2-5 surat
per bulan menjadi 5-8 surat per bulan, menunjukkan peningkatan produktivitas sebesar 60-150%. Analisis kuesioner menunjukkan rata-rata skor responden terhadap tiga kriteria utama—kemudahan penggunaan, efisiensi, dan aksesibilitas—mencapai nilai 4,7 dari 5, mencerminkan tingkat kepuasan pengguna yang tinggi dibandingkan metode manual. Selain menjawab kebutuhan efisiensi dalam pembuatan surat digital, aplikasi ini juga mendorong modernisasi administrasi desa, meningkatkan aksesibilitas layanan, dan kepercayaan warga terhadap pemerintah desa. Aplikasi ini membuktikan bahwa digitalisasi administrasi desa mampu menyederhanakan alur kerja, mengurangi kesalahan, dan memberikan layanan yang lebih responsif dan partisipatif kepada masyarakat.
Kata Kunci― Analisis Efisiensi, Aplikasi Administrasi, Jembul Smart Village, Surat Digital.
In the era of globalization and rapid development of information technology, Jembul Village in Jatirejo Sub-district, Mojokerto District, faces significant challenges in administrative processes that require significant time and effort. The main problem is that villagers must physically come to the village office to take care of various administrative letters, which often takes a long time and is prone to human error. This research discusses the design and implementation of a web-based administrative application, “Jembul Smart Village”, to improve the efficiency of administrative management in Jembul Village. The application design uses the Software Development Life Cycle (SDLC) method, which includes the stages of planning, analysis, design, implementation, testing, and maintenance, in a systematic and structured manner. The Black Box testing conducted showed that all application functions run according to the specified specifications, allowing villagers to submit documents online more easily. The application has a significant impact on the efficiency of village administration. Based on comparison data, the number of documents processed increased from an average of 2-5 letters per month to 5-8 letters per month, indicating a 60-150% increase in productivity. Analysis of the questionnaire showed that the average score of respondents on the three main criteria-ease of use, efficiency, and accessibility-achieved a score of 4.7 out of 5, reflecting a high level of user satisfaction compared
to the manual method. In addition to addressing the need for efficiency in digital letter creation, the application also encourages the modernization of village administration, improving service accessibility and citizen trust in the village government. The app proves that digitizing village administration can simplify workflows, reduce errors, and provide more responsive and participatory services to the community.
Keywords― Efficiency Analysis, Administration Application, Jembul Smart Village, Digital Mail.