PENGELOLAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KELURAHAN RUNGKUT KIDUL KOTA SURABAYA

Kearsipan merupakan sesuatu yang memiliki peran penting dalam sebuah organisasi atau instansi. Pada pelaksanaan kearsipan tentu memiliki sebuah sistem pengelolaannya. Sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan yang berisi tentang cara-cara dan tahapan-tahapan dalam menyimpan data atau dokumen. Tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan tentang sistem pengelolaan arsip yang ada pada Kantor Kelurahan Rungkut Kidul. Metode penelitian menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Fokus penelitian ini yaitu pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Kelurahan Rungkut Kidul dengan daur hidup arsip dinamis menurut Amsyah. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan teknik triangulasi yaitu wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yakni menurut Miles dan Huberman. Hasil dari penelitian ini adalah 1.) Tahap penciptaan dan penerimaan,tidak adanya petugas yang menangani proses penciptaan dan penerimaan; 2.) Tahap penyebaran, penyebaran informasi dilakukan setelah mendapat persetujuan dan telah didisposisi oleh lurah; 3.) Tahap penggunaan, tidak adanya petugas khusus dalam tahap penggunaan; 4.) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali, penyimpanan arsip masih dilakukan oleh seluruh staf Kantor Kelurahan Rungkut Kidul, tidak ada staf khusus yang menangani penyimpanan arsip; 5.) Tahap penempatan, arsip akan ditempatkan sesuai dengan frekuensi penggunaannya; 6.) Tahap penyimpanan, arsip akan disimpan setelah melalui tahap penyortiran atau pemisahan; 7.) tahap pemusnahan, arsip yang tidak lolos penyortiran dan pemilahan akan dimusnahkan dengan cara dibakar. Saran yang direkomendasikan oleh peneliti yakni 1.) Tahap penciptaan dan penerimaan, dapat menunjuk staff yang khusus menangani proses penciptaan dan penerimaan; 2.) Tahap penyebaran, sekretaris lurah dapat melakukan pengawasan dalam proses penyebaran arsip agar arsip dapat tersampaikan sesuai dengan isi dan maksud yang ada; 3.) Tahap penggunaan, perlu untuk menerapkan alur-alur dalam proses peminjaman arsip untuk mencegah arsip yang ada tercecer dan hilang; 4.) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali, dapat menunjuk staff dalan pengelolaan serta penanganan proses penyimpanan dan penemuan kembali; 5.) Tahap penempatan, sebaiknya arsip disimpan dalam ruangan yang sama dan yang membedakan adalah frekuensi penggunaannya agar arsip tidak tercecer; 6.) Tahap penyimpanan, perlu untuk melakukan tahapan-tahapan dalam pemeliharaan dan penyimpanan arsip; 7.) Tahap pemusnahan, pertahankan proses pemusnahan yang telah dilakukan untuk menjaga data-data yang ada pada arsip.

Kata Kunci: arsip, sistem kearsipan, pengelolaan

Archives are something that has an important role in an organization or agency. In the implementation of archives, of course, there is a management system. Records management system is an activity that contains the ways and stages in storing data or documents. The purpose of this study was to describe the existing archive management at the Rungkut Kidul Village Office. The research method uses descriptive qualitative research methods. The focus of this research is the management of the archive system at the Rungkut Kidul Village office with the dynamic archive life cycle according to Amsyah. The technique of collecting data is by using triangulation techniques, namely interviews, observation, documentation. The analysis technique used is according to Miles and Huberman. The results of this study are 1.) in the creation and acceptance stage, the absence of officers who handle the process of creation and acceptance; 2.) Dissemination stage, information dissemination is carried out after obtaining approval an disposition by the lurah; 3.) in the use stage, the use stage, there is no special officer in the use stage; 4.) the storage and rediscovery stage, archive storage is still carried out by all staff of the Rungkut Kidul Village Office, there are no special staff whi handle archive storage.; 5.) placement stage, archives will be placed according to the frequency of use; 6.) storage stage, archives will be stored after going througt the sorting stage; 7.) the eradication stage, after sorting or sorting at the next storage stage archives that do not pass the sorting and sorting will be destroyed by burning. Suggestion recommended by researchers are 1.) the creation and acceotance stage, can appoint staff who specifically handle the creation and acceptance process; 2.) in the dissemination stage, the secretary of the village head can supervise the process og distributing the archives so that the archives can be delivered in accordance with the existing meaning and purpose; 3.) in the use phase, it is necessary to apply the flows in the process of borrowing archives to prevent existing archives from being scattered and lost; 4.) the storage and retrieval stage, can appoint staff in the management and handling of the storage and retrieval process; 5.) the placement stage, archives should be stored in the same room and the difference is the frequency of their use so that the archives are not scattered; 6.) storage stage, it is necessary to carry out the stages in the maintenance and storage of archives; 7.) Destruction stage, maintain the extermination process that has been carried out to maintain the data in the archive.

Keywords: archive, archives system, management