Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Urusan Agama Kecamatan Sambeng Kabupaten Lamongan

Pengelolaan arsip yang kurang optimal dapat menghambat kinerja pegawai, selain itu fasilitas dan kemampuan pegawai dalam melakukan pengolahan dalam arsip juga penting untuk diperhatikan. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip yang terjadi, hambatan yang di alami serta upaya yang di lakukan dalam mengatasi hambatan tersebut. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian diskriptif dengan pendekatan secara kualitatif, dimana objek dari penelitian ini adalah Kantor Urusan Agama Kecamatan Sambeng Kabupaten Lamongan. Sedangkan subjek penelitian yaitu dua pegawai pada bagian tata usaha dan satu pegawai pada bagian fungsional umum. Menggunakan teknik pengumpulan data dengan wawancara semi terstruktur, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan dengan cara reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dengan teknik pengabsahan data berupa triangulasi. Diperoleh data bahwa pengelolaan arsip di Kantor Urusan Agama Kecamatan Sambeng ini kurang optimal dimana tidak adanya pencatatan surat masuk pada buku agenda. Tidak adanya petugas arsiparis, sehingga seluruh pegawai memiliki tugas untuk pengelolaan arsip. Terjadi hambatan dalam melakukan aktivitas administrasi karena pada proses penyimpanan dilakukan orang-orang yang berbeda, sehingga mengalami kesulitan pada saat penemuan kembali arsip. Penyusutan yang jarang dilakukan mengakibatkan dokumen menumpuk, sehingga ruang penyimpanan kurang memadai. Namun para pegawai konsisten melayani masyarakat dengan baik dan semaksimal mungkin. Selain itu, pegawai juga berupaya dalam mengatasi kendala-kendala yang terjadi agar terciptanya pelayanan yang lebih optimal.

Sub-optimal archive management can hamper employee performance. Apart from that, employee facilities and abilities in processing archives are also important to pay attention to. The purpose of this research is to determine the management of archives that occurs, the obstacles experienced and the efforts made to overcome these obstacles. This research uses a descriptive type of research with a qualitative approach, where the object of this research is the Religious Affairs Office, Sambeng District, Lamongan Regency. Meanwhile, the research subjects were two employees in the administrative section and one employee in the general functional section. Using data collection techniques with semi-structured interviews, observation and documentation. Data analysis techniques are carried out by means of data reduction, data presentation and drawing conclusions using data validation techniques in the form of triangulation. Data was obtained that the management of archives at the Sambeng District Religious Affairs Office was less than optimal as there was no recording of incoming letters in the agenda book. There are no archivists, so all employees have the task of managing archives. There were obstacles in carrying out administrative activities because the storage process was carried out by different people, resulting in difficulties when rediscovering archives. Infrequent shrinkage results in documents piling up, resulting in inadequate storage space. However, the employees consistently serve the community well and as fully as possible. Apart from that, employees also try to overcome the obstacles that occur in order to create more optimal service.